Seit dem Brexit hat sich die Entsendung nach Großbritannien für deutsche Unternehmen grundlegend verändert. Was früher als unkomplizierter innereuropäischer Vorgang galt, erfordert heute eine sorgfältige Planung, klare Zuständigkeiten und ein gutes Verständnis der britischen Einwanderungsregeln. Wer Mitarbeitende ohne ausreichende Vorbereitung nach Großbritannien entsendet, riskiert Verzögerungen, Compliance-Probleme oder unnötige Kosten.
Dieser Artikel führt Schritt für Schritt durch die wesentlichen Aspekte einer strukturierten Entsendung: von den einwanderungsrechtlichen Grundlagen über sozialversicherungs- und steuerliche Fragen bis hin zu häufigen Fehlern und dem Aufbau eines nachhaltigen Entsendungsrahmens. Das Ziel ist es, Unternehmen eine klare Orientierung zu geben, damit internationale Assignments reibungslos verlaufen.
Was bedeutet eine Entsendung nach Großbritannien nach dem Brexit?
Eine Entsendung nach Großbritannien bedeutet heute etwas grundlegend anderes als vor 2021. Mit dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der Europäischen Union ist die Freizügigkeit weggefallen. Deutsche Staatsbürger und andere EU-Angehörige können nicht mehr ohne Weiteres in Großbritannien arbeiten. Das britische Einwanderungssystem behandelt EU-Bürger nun genauso wie Drittstaatsangehörige.
Für Unternehmen, die Mitarbeitende nach Großbritannien entsenden, bedeutet das: Jede Entsendung muss einwanderungsrechtlich vorbereitet werden, unabhängig davon, wie kurz oder lang der Einsatz geplant ist. Die Dauer, der Tätigkeitsbereich und der Vertragsstatus der entsandten Person bestimmen, welche Genehmigungen erforderlich sind.
Zum Beispiel gilt ein Mitarbeitender, der für drei Monate an einem Kundenprojekt in London arbeitet, in der Regel als arbeitstätig im Sinne des britischen Rechts. Selbst wenn kein formeller Arbeitsvertrag mit einem britischen Unternehmen besteht, kann eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Dieser Unterschied zwischen „Dienstreise“ und „Entsendung“ ist entscheidend und wird in der Praxis häufig unterschätzt.
Welche Einwanderungsvoraussetzungen gelten für entsandte Mitarbeitende?
Das Vereinigte Königreich betreibt seit 2021 ein punktebasiertes Einwanderungssystem. Für entsandte Mitarbeitende aus Deutschland sind in der Regel zwei Wege relevant: das Skilled Worker Visa und das Intra-Company Transfer Visa (ICT).
Skilled Worker Visa
Dieses Visum richtet sich an Fachkräfte, die eine konkrete Stelle bei einem zugelassenen britischen Arbeitgeber antreten. Der britische Arbeitgeber muss als „Licensed Sponsor“ registriert sein und ein sogenanntes Certificate of Sponsorship ausstellen. Ohne diese Lizenz ist eine Einstellung oder Entsendung über diesen Weg nicht möglich.
Intra-Company Transfer
Für konzerninterne Versetzungen, bei denen ein Mitarbeitender von einem deutschen Mutterunternehmen zu einer britischen Tochtergesellschaft oder Niederlassung wechselt, ist das ICT-Visum der häufig genutzte Weg. Auch hier muss das britische Unternehmen als Sponsor zugelassen sein. Zusätzlich gelten Mindestgehaltsanforderungen, die regelmäßig angepasst werden.
Für kurzfristige Einsätze unter sechs Monaten gibt es in bestimmten Fällen vereinfachte Regelungen, etwa für Geschäftsbesuche oder spezifische Tätigkeiten. Diese Ausnahmen sind jedoch eng definiert und sollten nicht als Standardlösung betrachtet werden. Eine frühzeitige Klärung des jeweiligen Entsendestatus ist daher unerlässlich. Weitere Orientierung bietet unser Überblick zu den Einwanderungsdienstleistungen im Rahmen globaler Mobilität.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine rechtliche Beratung im Sinne von § 2 Abs. 1 RDG (Rechtsdienstleistungsgesetz) dar. ProfOrg ist keine Rechtsanwaltskanzlei und erbringt keine Rechtsberatung. Bei Bedarf arbeiten wir mit qualifizierten Rechtsanwält:innen zusammen. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Unterstützung in Ihrer individuellen Situation wünschen.
Sozialversicherung und Steuer: Was Unternehmen regeln müssen
Aufbauend auf den einwanderungsrechtlichen Anforderungen stellt sich für Unternehmen unmittelbar die Frage nach der sozialversicherungsrechtlichen Einordnung der entsandten Mitarbeitenden. Seit dem Brexit existiert kein bilaterales Sozialversicherungsabkommen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich mehr, das automatisch greift. Stattdessen gilt seit 2021 ein gesondertes Abkommen zwischen Deutschland und dem Vereinigten Königreich, das in vielen Fällen eine Weiterversicherung im deutschen System ermöglicht.
Für die Praxis bedeutet das: Bei einer Entsendung aus Deutschland nach Großbritannien kann unter bestimmten Voraussetzungen eine A1-Bescheinigung beantragt werden, die bestätigt, dass der Mitarbeitende weiterhin der deutschen Sozialversicherungspflicht unterliegt. Dies vermeidet eine Doppelversicherung und schafft Klarheit für beide Seiten.
Steuerliche Fragen sind komplex und hängen von der Dauer der Entsendung, dem Wohnsitz der entsandten Person und dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und dem Vereinigten Königreich ab. An dieser Stelle empfehlen wir ausdrücklich, qualifizierte Steuerberater:innen hinzuzuziehen, da die individuelle Situation entscheidend ist. Unternehmen sollten diesen Schritt frühzeitig einplanen, nicht erst kurz vor der Abreise.
Schritt für Schritt: Den Entsendeprozess strukturiert planen
Ein strukturierter Entsendeprozess beginnt lange vor dem eigentlichen Umzug. Erfahrungsgemäß empfiehlt sich ein Vorlauf von mindestens drei bis sechs Monaten, abhängig von der Komplexität des Einzelfalls. Die folgenden Phasen helfen, den Überblick zu behalten:
- Bedarfsanalyse: Welche Tätigkeit wird ausgeübt? Wie lange dauert der Einsatz? Welcher Visumtyp ist erforderlich?
- Sponsoring-Prüfung: Ist das britische Unternehmen als Sponsor zugelassen? Falls nicht, muss die Lizenz beantragt werden, was Zeit erfordert.
- Visumsantrag: Vorbereitung und Einreichung der erforderlichen Unterlagen für die Arbeitserlaubnis Großbritannien, inklusive Certificate of Sponsorship.
- Sozialversicherungsklärung: Beantragung der A1-Bescheinigung und Abstimmung mit der zuständigen Krankenkasse.
- Steuerliche Vorbereitung: Einbindung von Steuerberater:innen zur Klärung der steuerlichen Ansässigkeit und möglicher Lohnsteuerpflichten im Vereinigten Königreich.
- Relocation-Unterstützung: Wohnungssuche, Schulsuche für Kinder, Eingewöhnung vor Ort und praktische Settling-in-Services, die den Start erleichtern.
- Onboarding und Begleitung: Kontinuierliche Unterstützung während der Entsendung, damit Mitarbeitende handlungsfähig bleiben.
Dieser strukturierte Ansatz im Bereich Umzugsmanagement verhindert, dass wichtige Schritte vergessen werden, und sorgt für eine klare Kommunikation zwischen HR, dem entsandten Mitarbeitenden und allen externen Partnern.
Häufige Fehler bei der Entsendung nach Großbritannien vermeiden
Selbst gut organisierte Unternehmen machen bei der Entsendung nach Großbritannien typische Fehler, die sich mit dem richtigen Wissen vermeiden lassen. Hier sind die häufigsten:
- Kurzfristige Planung: Visumsverfahren und Sponsoring-Prozesse brauchen Zeit. Wer zu spät beginnt, riskiert Verzögerungen beim Einsatzstart.
- Verwechslung von Dienstreise und Entsendung: Nicht jede Arbeitstätigkeit im Vereinigten Königreich fällt unter die Dienstreiseregelung. Eine falsche Einordnung kann zu Compliance-Verstößen führen.
- Fehlende Sponsor-Lizenz: Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, eine britische Sponsor-Lizenz zu erhalten. Ohne sie ist eine reguläre Entsendung nicht möglich.
- Vernachlässigung der Familie: Begleitet die Familie den Mitarbeitenden, benötigen auch Ehepartner:in und Kinder entsprechende Visa. Dies wird häufig zu spät berücksichtigt.
- Keine Vorbereitung auf kulturelle Unterschiede: Großbritannien hat trotz gemeinsamer Sprache und kultureller Nähe eigene Arbeits- und Alltagskulturen. Kulturelle Vorbereitung steigert den Erfolg der Entsendung erheblich.
- Fehlende Dokumentation: Unvollständige oder falsch übersetzte Unterlagen können Visumsanträge verzögern oder ablehnen lassen.
Wer diese Stolpersteine kennt, kann sie gezielt umgehen. Dabei hilft es, einen erfahrenen Partner im Bereich globale Mobilität einzubeziehen, der den Prozess von Anfang an begleitet.
Einen nachhaltigen Entsendungsrahmen für Ihr Unternehmen aufbauen
Unternehmen, die regelmäßig Mitarbeitende nach Großbritannien oder in andere Länder entsenden, profitieren langfristig von einem strukturierten Entsendungsrahmen. Dieser geht über einzelne Assignments hinaus und schafft klare Prozesse, Zuständigkeiten und Richtlinien für alle zukünftigen Entsendungen.
Ein solcher Rahmen umfasst typischerweise folgende Elemente:
- Eine klare Entsendungsrichtlinie, die Vergütung, Zulagen, Wohnungsunterstützung und Rückkehrregelungen definiert
- Standardisierte Checklisten und Zeitpläne für den gesamten Entsendeprozess
- Feste Ansprechpartner:innen innerhalb der HR-Abteilung sowie externe Partner für Einwanderung, Steuern und Relocation
- Regelmäßige Überprüfung der Richtlinien, da sich gesetzliche Anforderungen wie die britischen Einwanderungsregeln ändern können
- Feedback-Prozesse, um aus jeder Entsendung zu lernen und den Prozess kontinuierlich zu verbessern
Ein gut aufgebauter Rahmen reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der entsandten Mitarbeitenden erheblich. Denn wer sich gut vorbereitet und begleitet fühlt, ist produktiver und bleibt länger im Unternehmen. Für Unternehmen mit Bezug zu Deutschland lohnt es sich zudem, die Wechselwirkungen zwischen ausgehenden und eingehenden Assignments im Blick zu behalten, etwa im Rahmen der deutschen Mobilitätsdienstleistungen.
Wie ProfOrg bei der Entsendung nach Großbritannien unterstützt
Wir bei ProfOrg begleiten deutsche Unternehmen durch den gesamten Prozess der Entsendung nach Großbritannien, von der ersten Bedarfsanalyse bis zur vollständigen Integration der Mitarbeitenden vor Ort. Dabei bringen wir jahrzehntelange Erfahrung in der globalen Mobilität mit und arbeiten eng mit qualifizierten rechtlichen und steuerlichen Partnern zusammen, wenn dies erforderlich ist.
Konkret unterstützen wir bei:
- Einwanderungsberatung und Koordination des Visumsverfahrens, einschließlich Skilled Worker Visa und Intra-Company Transfer
- Prüfung und Vorbereitung der Sponsoring-Anforderungen auf britischer Seite
- Koordination der sozialversicherungsrechtlichen Klärung und Beantragung von A1-Bescheinigungen
- Umfassende Relocation-Services: Wohnungssuche, Schulsuche, Area Orientation und Settling-in-Unterstützung
- Kulturelle Vorbereitung und Sprachtraining für Mitarbeitende und deren Familien
- Aufbau und Optimierung unternehmensinterner Entsendungsrichtlinien und Prozesse
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